Impressum

4. Informationen zum Datenschutz (Stand: 01.06.2023)

Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notarin Eva Ulrike Büttner und Notar Walter Büttner. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche:
Notarin Eva Ulrike Büttner
Notar Walter Büttner
Anschrift: Carl-Theodor-Str. 1, 68723 Schwetzingen
Telefon: 06202/59061-11
E-Mail: kanzlei@notare-buettner.de

Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter:
SNS Connect GmbH
Herr Marcus Sextro
Anschrift: Hessen-Homburg-Platz 1, 63452 Hanau
Telefon: 06181/6183552
E-Mail: datenschutz@snsconnect.de

Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.
Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;

• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;

in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten.
Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch- , Handels- und Vereinsregistern.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

An wen geben wir Daten weiter?
Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten. Wir dürfen Ihre Daten daher nur weiter-geben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Dritt-länder erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungs-fristen:

• Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
• Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 
7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufs-rechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisions-prüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ver-arbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die:
  Landesbeauftragter für den Datenschutz und die 
Informationsfreiheit in Baden-Württemberg 
Dr. Stefan Brink
  Anschrift: Königstraße 10 a, 70173 Stuttgart
  Telefon: 0711/615541-0
Telefax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
  Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Haben Sie noch Fragen? Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern zur Verfügung.

Ihre Notare
Eva Ulrike Büttner und Walter Büttner, MBA

Einwilligung zur Verarbeitung von E-Mails
Mit dem Versenden der Entwürfe, Urkunden und Mitteilungen durch E-Mails und der damit verbundenen Datenverarbeitung sind und waren wir einverstanden. Diese Einwilligung ist auch ohne Unterschrift gültig. Bitte berücksichtigen Sie, dass selbst mit der verschlüsselten Übersendung Restrisiken im Hinblick auf die Vertraulichkeit und Integrität der Daten verbunden sind. Ist dieser Weg künftig nicht mehr gewünscht, genügt eine einfache schriftliche Mitteilung an die Mail-Adresse kanzlei@notare-buettner.de.

Sicherheit und Vertraulichkeit – ohne Wenn und Aber
Im täglichen Austausch von sensiblen und vertraulichen Daten und Dokumenten sind leider immer noch markante Sicherheitslücken vorhanden. Beispielsweise beim unverschlüsselten Versand per E-Mail oder über das Internet via Plattformen wie WeTransfer oder Dropbox.

Nicht bei uns! Denn Sicherheit und Vertraulichkeit sind für uns die Grundlage unserer Geschäftstätigkeit und damit selbstverständlich. Deshalb versenden wir im Sinne einer maximal sicheren Mandantenkommunikation Ihre Dokumente grundsätzlich per E-Mail mit verschlüsseltem Anhang. Dazu nutzen wir FTAPI.

Was ist FTAPI?
Die FTAPI Software GmbH (File Transfer Application Platform for Integration) ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in München, das Lösungen zum geschäftlichen Datentransfer sowie zur Datenspeicherung entwickelt und vertreibt. Eine Vielzahl von Unternehmen, Behörden und Betreiber kritischer Infrastrukturen vertrauen auf FTAPI.
Bei Interesse informieren Sie sich gerne: www.ftapi.com

Wie funktioniert eine FTAPI-Zustellung?
1. Wir versenden Ihre Dokumente als E-Mail-Anhang. Sicher verschlüsselt. Mit einer Gültigkeitsdauer von 20 Tagen. Bitte beachten Sie: die Dokumente werden nach Ablauf der Gültigkeitsdauer von unserem FTAPI-Server gelöscht und können danach nicht mehr heruntergeladen werden.

2. Als externer Empfänger müssen Sie für diesen Kommunikationsweg kein eigenes Programm installieren. Die Benachrichtigung über den Datenversand erfolgt an Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Von FTAPI wird der E-Mail-Anhang nun durch einen Download-Link ersetzt und auf unserem FTAPI-Server gesichert. Vom FTAPI-Server aus können Sie Ihre Dokumente dann sicher und geschützt abholen.

Online-Formulare
Mit unserer Website ist eine Schaltfläche für die Online-Datenaufnahme verknüpft, mit der Sie die Möglichkeit haben, uns Daten per Online-Formular zu übermitteln. Nehmen Sie diesen Online-Service von NotarNow (LegalNow GmbH, Lena-Christ-Straße 2, 82031 Grünwald) in Anspruch, so werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen kurzzeitig automatisch auf den NotarNow-Servern gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS).

Die Speicherung dient allein zu Zwecken der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person. Eine Weitergabe der Daten an weitere Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen im Online-Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Bei Nutzung der „Zwischenspeichern“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.